[굿잡] 깔끔한 보고서의 완성! 워드 단락 정리 팁

잘 쓰는 것보다 더 중요한 것.

우리는 형식을 대수롭지 않게 취급합니다. 내용만 좋으면 됐지 형식이 무슨 소용이냐는 식으로요. 하지만 훌륭한 요리를 만드는 것 못지않게 잘 맞는 접시를 찾는 것 또한 중요하다는 것을 이미 다들 알고 있습니다. 어떻게 담느냐에 따라 음식 가격은 우리가 예측할 수 없을 정도로 널을 뛰기도 하거든요. 완벽한 보고서를 완성하고 싶으세요? 그렇다면 여러분의 논리정연한 생각을 어떤 형식으로 보여줘야 할지 고민해야 합니다.

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들여쓰기와 내어쓰기를 편집하는 일반적인 방법

들여쓰기와 내어쓰기는 기준이 단락 첫 줄입니다. 그러니 엄밀히 말해 두 가지는 같은 기능인 것이에요. 첫 줄이 안으로 들어가 있으면 ‘들여쓰기’, 밖으로 나와 있으면 ‘내어쓰기’거든요. 보고서를 작성할 때, 소제목의 수준을 구분하기 위해 많이 사용하게 됩니다.

들여쓰기와 내어쓰기를 간단하게 할 수 있는 방법은 네 가지입니다.

첫 번째 방법은 워드 상단 메뉴에서 아이콘을 클릭하는 방법입니다. 문단 편집 세션에서 쉽게 찾을 수 있어요. 클릭을 여러 번 반복할수록 수준은 한 단계씩 더 깊어집니다.

두 번째 방법은 단락 편집 팝업창을 이용하는 방법인데요. 들여쓰기나 내어쓰기 하고 싶은 단락에 커서를 두고 오른쪽 마우스를 클릭해 단락 편집 창을 엽니다. 그리고 들여쓰기-특수에서 ‘첫 줄’ 또는 ‘둘째 줄 이하’를 선택하면 자동으로 작업자가 ‘1글자’로 설정됩니다. 더 간격을 넓히고 싶다면 글자수를 변경하면 되겠지요.

세 번째 방법은 단축키를 이용하는 방법이에요. 들여쓰기 단축키는 Ctrl+M(맥에서는 Control+Shift+M), 내어쓰기 단축키는 Ctrl+T(맥에서는 Command+T)인데요. 들여쓰기나 내어쓰기가 필요한 단락에 커서를 옮겨 놓고 단축키를 눌러 아주 간단하게 해결할 수 있습니다. 취소하고 싶을 때는 단축키에 Shift를 함께 눌러주면 됩니다.

마지막 방법은 눈금자를 이용하는 방법입니다. 눈금자는 두 개의 삼각형과 하나의 사각형으로 이루어져 있어요. 가장 위의 역삼각형은 들여쓰기를, 중간에 있는 삼각형은 내어쓰기를, 가장 밑에 있는 사각형은 문단 전체를 옮기는 데 사용됩니다. 

그런데 지금까지 말씀드린 일반적인 방법들은 소제목을 작성할 때마다 재설정을 해야 하는 번거로움이 있어요. 게다가 문서가 길어지면 몇 번의 들여쓰기나 내어쓰기를 했는지 헷갈리기도 하고요. 이런 모든 번거로움을 한 번에 해결할 수 있는 방법이 있는데요. 바로 ‘다단계 목록을 정의하기’ 기능입니다.

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새 다단계 목록 정의하기

그동안 우리는 매번 글 번호를 제목과 함께 타이핑해왔어요. 많은 글 번호를 쓰는 일도 없을뿐더러 워드에서 기본 지원하는 다단계 목록은 내가 사용하는 것과 거리가 있었거든요. 다단계 목록을 새로 정의해 활용하면 소제목이나 내용을 쓸 때마다 수준을 정해주기 위한 들여쓰기와 글 번호를 함께 해결할 수 있습니다.

상단 메뉴에서 ‘다단계 목록-새 다단계 목록 정의’를 클릭하면 사용자 지정 팝업창이 열리는데요. 각 수준마다 적용할 글 번호를 설정할 수 있어요. 수준을 선택하고 번호 스타일을 클릭하면 다양한 형태의 글 번호 스타일을 고를 수 있어요.

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Tip.

생각보다 많지만 내가 쓰고 싶은 번호 스타일이 없다면 만들 수 있어요. 예를 들어, 우리가 많이 쓰는 ‘(1), (2), …’ 와 같이 괄호 안에 든 번호는 없죠. 이때는 가장 위에 있는 ‘1, 2, 3, …’를 선택하고 바로 위 편집 창에서 숫자 양옆에 괄호를 넣어주면 됩니다. 

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이제 새로 만든 다단계 번호를 사용해볼까요? 그런데 한 가지 문제가 생겼습니다. 분명 다단계 번호를 모두 설정했는데, 가장 상위 수준의 글 번호만 계속 반복될 거예요. 다음 단계의 수준을 선택하기 위해서는 편집할 단락에 커서를 두고 Tab을 누르면 다음 단계로 이동하게 됩니다. 반대로 상위 수준으로 올리려면 Shift+Tab을 눌러 해결할 수 있어요.

많이 사용하는 다단계 번호를 한 번만 설정해두면 다음번부터는 더 간편하게 사용할 수 있습니다. 여기에 각 수준마다 적절한 스타일까지 정의해놓으면 글꼴 편집 시간도 줄어들게 되죠. 스타일 편집은 ‘메뉴-다단계 목록-새 목록 스타일 정의’에서 설정할 수 있습니다.

이제 들여쓰기와 내어쓰기를 더 효율적으로 사용하시게 되었네요. 새로 알게 된 것은 해보는 게 중요하다는 거 아시죠? 지금 내 워드에도 적용해보세요. 한결 깔끔한 보고서를, 더 빠르게 작성할 수 있도록 도움을 줄 겁니다.