페이퍼리스, 종이는 줄이고 쓸모는 챙기다! 낭비 없는 사무 환경으로 Upgrade

정리. 백현주

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더 편리한 디스플레이로 Display!

한 사업장에서 같은 층에 나란히 위치한 큰 회의실과 작은 회의실의 내부 세팅을 다르게 해 직원들이 어떤 회의실을 더 많이 사용하는지 알아봤습니다. 먼저 실험 첫 5주는 큰 회의실에만 디스플레이를 설치했고, 다음 5주는 작은 회의실에 디스플레이를 배치해 직원들의 사용률 변화를 관찰했죠. 공간적 여유가 있는 회의실을 더 선호할 것 같았지만 결과는 의외였습니다.

직원들은 큰 회의실에 디스플레이를 놓았을 때 작은 회의실보다 약 2배 더 사용했고, 작은 회의실에 디스플레이를 옮겼을 때는 큰 회의실보다 사용률이 약 1.3배 높았습니다. 이에 대해 직원들은 회의할 때 자료를 출력하는 것보다 모니터를 보며 하는 것이 훨씬 간편했으며, 이런 회의를 반복하다 보니 종이가 없어도 편하게 회의를 진행할 수 있었다고 이유를 설명했습니다. 환경만 갖추어진다면 종이 없는 사무실이 현실이 될 날도 그리 머지않은 듯합니다.

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종이 사용 DOWN 효율 UP 효성 오피스

➊ HiCloud: 문서를 한곳에 모아 관리한다

효성은 ECM(문서 중앙화) 시스템인 HiCloud를 도입해 개인 PC의 모든 문서를 중앙에 모아 관리합니다. 구성원은 HiCloud에 문서를 저장할 수 있고, 인터넷 환경에서라면 언제 어디서든 문서를 작성하고 공유할 수 있어 꼭 보고서를 출력하지 않아도 돼 종이 낭비를 막을 수 있습니다.

➋ 효성 메신저: 화상 회의로 보다 가볍게

효성 메신저를 사용해 PC 혹은 스마트폰으로 자유롭게 의사소통이 가능해진 효성인들. 효성 메신저는 화상 통화 기능이 있어 간단한 교육이나 업무 협의를 화상 회의로 대체할 수도 있습니다. 덕분에 회의에 필요한 자료 인쇄 등의 낭비를 줄일 수 있죠.

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페이퍼리스 업무를 위한 SOLUTION

문서를 디지털화하는 가치가 종이 낭비를 줄이는 것으로 한정해서는 안 됩니다. 이는 보다 편리한 업무, 검색 가능 향상, 물리적 공간 절감 등의 가치도 제공한다는 점을 기억해주세요. 페이퍼리스를 통한 생산성 향상과 효율적인 업무 환경을 실현할 온라인 서비스를 소개합니다.

계약도 간편하게 전자 계약, 모두싸인(Modusign)

계약서를 여러 명에게 전송하고 체결 및 보관까지 해주는 웹 서비스가 있습니다. 간편 전자 계약 서비스 ‘모두싸인’은 온라인으로 계약을 성사시킬 수 있기에 비용과 시간을 절감해주는데요. 전자 문서 형태의 계약서는 전자 문서법에 의해 법적 효력도 확실히 보장된다고 하니 안심할 수 있습니다.

종이 대신 디지털 노트, 에버노트(Evernote)

필기를 위해 더 이상 종이를 낭비할 필요가 없습니다. 메모 소프트웨어 ‘에버노트’는 종이에 메모하듯 정보를 필기할 수 있죠. 웹에서 정보를 손쉽게 스크랩하고 에버노트 안에서 자료를 검색·수정할 수 있어 자료 수집, 관리, 공유가 한 번에 이루어집니다.

프로젝트 협업과 일정 관리, 트렐로(Trello)

업무 일정 작성도 스마트 기기 하나면 끝. ‘트렐로’는 웹 기반의 프로젝트 및 일정 관리 소프트웨어입니다. 트렐로에서는 할 일의 기본 단위를 ‘카드’라고 하는데, 카드 내에서 리스트와 체크리스트를 만들어 업무를 세분화할 수 있죠. 또 동료와 일정이나  진행 상황 등을 공유할 수 있습니다.