아웃룩 사용법 - 유용한 기능 편 (서명, 수신확인, 백업 등)

지난 아웃룩 사용법 1편에서는, 직장생활 필수 오피스 프로그램인 아웃룩을 처음 시작하는 분들을 위해 메일 계정을 연동하는 방법을 알려드렸습니다. 이제 자신이 보유하고 있는 여러 메일 계정으로 온 메일을 한 번에 확인하고 처리할 수 있게 되었으니, 유용한 기능을 능수능란하게 활용하여 아웃룩 초보 딱지를 떼야겠죠?

알면 알수록 편리한 메일 관리가 가능한 아웃룩의 유용한 기능들이 몇 가지 있는데요. 아웃룩을 사용한다면 꼭 알아두어야 할 서명, 수신확인, 메일 백업 기능을 소개합니다.

 폼 나는 서명 하나 장만해봅시다! 아웃룩 서명

서명 설정 1단계.

‘아웃룩 옵션 – 메일 – 서명’을 누릅니다.

 

서명 설정 2단계.

‘새로 만들기’를 눌러 서명을 작성합니다. 텍스트로 직접 이름과 직급, 회사명 및 소속 부서, 연락처 등을 적거나, 이미지로 폼 나게 서명을 만드셔서 삽입할 수도 있습니다.

 

서명 설정 3단계.

서명을 완성하였다면, 기본 서명으로 설정해주시면 되는데요. 새 메시지를 작성할 때, 회신/전달을 할 때, 자동으로 서명이 들어갈 수 있도록 서명을 선택하고 확인을 눌러주면 완료됩니다.

 내가 보낸 메일을 읽었는지 궁금하다면, 아웃룩 수신확인

신입사원 신효성 씨는 팀장님께 메일로 보고서를 보냅니다. 1시간, 2시간이 지나도 답장은 없는 팀장님. 바빠 보이시니 메일을 받으셨는지 여쭙지도 못하겠고, 퇴근 시간이 다가오니 초조해지기만 합니다.

‘아… 왜 아웃룩에서는 수신확인이 안 되는 거야?’

효성 씨, 아니에요. 모르셔서 그렇지, 아웃룩에서도 수신확인을 할 수 있습니다.

수신확인 설정 1단계.

‘아웃룩 옵션 – 메일 – 추적’에서 ‘받는 사람의 전자 메일 서버로 메시지를 배달했는지 확인’ 탭을 누르면 상대방에게 메일이 잘 갔는지 확인할 수 있습니다. 그리고 ‘받는 사람이 메시지를 읽었는지 확인’ 탭을 누르면 상대방이 메일을 읽었는지 확인이 가능한데요. 메일을 받은 사람이 메일을 열어보면, 팝업창이 뜨면서 ‘읽음 확인 메일 보내기’를 선택할 수 있게 됩니다.

 

수신확인 설정 2단계.

반대로 읽음 확인 요청에 대한 옵션도 선택할 수 있습니다. 메일을 보낸 상대방이 추적 기능을 사용한다면, 자신이 메일을 받았을 때 ‘읽음 확인 메일 보내기’를 선택하는 팝업창이 뜨는데요. 만약 매번 팝업창이 뜨는 것이 귀찮다면, ‘항상 읽음 확인 메일 보내기’로 설정해두면 됩니다.

 컴퓨터를 포맷하기 전에는 꼭, 아웃룩 메일 백업

아웃룩은 인터넷 메일 계정과 달리, 컴퓨터 하드 디스크에 메일을 보관합니다. 따라서 메일 용량이 부족해 오래된 메일을 지워야 하는 인터넷 메일 계정과 달리, 넉넉한 하드 디스크 용량에 언제까지나 메일을 저장할 수 있죠. 하지만 컴퓨터를 포맷하게 되면, 아웃룩에 보관된 메일도 함께 포맷됩니다. 그러니 그전에 꼭 메일 백업을 해둬야 하죠.

메일 백업 설정 1단계.

‘파일 – 열기 – 가져오기/내보내기’를 누릅니다. 메일 백업에 해당하는 ‘내보내기 – 파일’을 클릭하고 다음으로 넘어가, ‘Outlook 데이터 파일(.pst)’로 만들 파일 형식을 설정합니다.

메일 백업 설정 2단계.

그런 다음 백업을 원하는 폴더를 선택하고, 백업파일을 저장할 위치와 암호를 설정하면 완료됩니다.

 

메일 백업 3단계.

그럼 이번엔 백업한 메일을 불러와 볼까요? 마찬가지로 ‘파일 – 열기 – 가져오기/내보내기’를 누르고, ‘가져오기 – 다른 프로그램이나 파일’에서 ‘Outlook 데이터 파일(.pst)’을 선택합니다.

 

그런 다음 가져올 파일을 선택하고, 옵션에서 원하는 방식으로 설정합니다. 그런 다음 암호를 입력하면 백업한 파일이 열리는데요. 이때 전체가 아닌 부분만 가져오기를 원한다면 해당 폴더만 선택해주면 됩니다.

 

어때요? 참 쉽죠?

아웃룩을 자주 사용하는 직장인이라면, 너무나도 유용한 기능들이니 꼭 알아두고 활용해보시길 바랍니다. 우리는 더 이상 아웃룩 초보가 아니니까요.

관련 콘텐츠 더 보기 ▶ 아웃룩 사용법 – 메일 연동 편 ▶ 수작업 말고 <한글> 메일머지 기능 ▶ 작업시간 줄여주는 유용한 파워포인트 단축키 5가지 ▶ [엑셀팁] 중복값을 찾는 4가지 방법 ▶ 함부로 품위있는, 나만의 ‘엑셀 빠른 실행 도구 모음’ 설정하기