작업시간 줄여주는 유용한 파워포인트 단축키 5가지

오늘도 파워포인트로 보고서 작업을 하고 있는 신효성 씨는 야근 당첨입니다. 팀장님과 직장 동료들은 효성 씨가 집중해서 작업하는 모습을 보고 일이 많냐며 한 마디씩 건네고 지나가지만 문서 작성에 달인, 금손 박 과장님만은 지나가던 걸음을 멈추고 효성 씨의 작업을 한참을 쳐다봅니다. 그리고 고개를 끄덕입니다. 

박 과장이 고개를 끄덕인 이유는 무엇일까요? 바로 한 땀 한 땀 정성을 다하는 신효성 씨는 작업 속도 때문인데요, 효성 씨는 몰랐던 것입니다. 단축키를 사용하면 그만큼 작업시간을 줄일 수 있다는 것을요. 박 과장은 신효성 씨에게 10분만 시간을 달라며 엑셀 단축키(http://blog.hyosung.com/2855)에 이어 파워포인트 단축키에 대한 강의를 시작했습니다. 

 이것만은 꼭! 가장 유용한 5가지 파워포인트 단축키

파워포인트에서 가장 많은 시간을 잡아먹는 건 바로 배열과 서식을 통일하는 일입니다. 도형이나 텍스트 상자를 만들어 이리저리 배치를 옮기고 간격을 조절하며 보기 좋게 만드는 일인데요 4가지 단축키만 알면 쉽게 해결할 수 있답니다. 

 일정한 간격으로 도형을 복제하는 Ctrl+D

장표 하나에도 여러 가지 도형이 들어갑니다. 프로세스를 보여주는 장표라면 더욱 그렇죠. 같은 도형을 일정한 간격으로 여러 개 만들어야 할 때 유용한 단축키가 바로 Ctrl+D입니다. 

일단 도형을 하나 만들어볼까요? 화살표도 만들어보았습니다. 도형과 화살표를 선택한 후 Ctrl+D를 눌러줍니다. 그럼 바로 아래쪽에 같은 도형이 복사된 것을 확인하실 수 있는데요. 다음 작업이 중요합니다. 복사된 도형들을 클릭해 적당한 위치에 옮겨줍니다. 그리고 다시 한 번 Ctrl+D를 눌러보세요. 같은 간격으로 도형이 복제될 거예요. 

 마지막 작업을 반복해주는 F4

만약 텍스트 상자나 도형의 서식을 바꿔야 할 때 어떻게 하시겠어요? 딱 하나의 텍스트 상자나 도형의 서식만을 편집하세요. 그리고 다른 도형을 선택 후 F4를 눌러보세요. 마지막을 했던 작업 그대로 다른 텍스트 상자나 도형에도 그대로 적용됩니다. 

 그룹화하기와 그룹 해제 Ctrl+G와 Ctrl+Shift+G

도형을 한꺼번에 움직여야 할 때 또는 다른 문서로 옮겨야 할 때 유용한 게 바로 그룹으로 묶는 기능인데요, 마우스 우클릭을 활용하여도 되지만 단축키를 이용하면 3초 정도의 시간을 더 절약할 수 있습니다. 아시죠? 작은 차이가 칼퇴를 부른다는 것을요. :) 그룹화하기는 Ctrl+G, 그룹 해제는 Ctrl+Shift+G입니다. 

마우스 우클릭으로도 그룹, 그룹해제를 설정할 수 있습니다.

 서식복사와 서식붙여넣기 Ctrl+Shift+C와 Ctrl+Shift+V

보통은 Ctrl+C, Ctrl+V만 아시겠지만 Shift키를 함께 누르면 서식도 함께 복사, 붙여넣기가가능합니다. 단 몇 장의 장표로 구성된 기획안이나 보고서 작업 시에는 시간이나 작업의 차이를 느끼지 못하지만 장표가 늘어나면 같은 서식으로 바꾸는 것조차 일이 되잖아요. 특히 많은 장표의 타이틀을 모두 수정해야 하는 경우에 사용하면 편리한 단축키입니다. 

 기본텍스트상자/기본도형상자 설정하는 마우스 우클릭+D

참 유용하게 쓰이는 게 바로 마우스의 우클릭 메뉴인데요. 그거 아세요? 우클릭 메뉴에도 단축 버튼이 있어요. 위에서 예를 들었던 그룹, 그룹해제처럼 우클릭 후에 키보드의 알파벳 버튼을 눌러 바로 실행할 수 있습니다. 몇 가지 단축키가 있는데요 그중에서도 기본 텍스트 상사 또는 기본 도형 상자 설정 기능은 꼭 잊지 말고 처음 파워포인트 작업을 시작할 때 설정해 놓으세요. 그럼 매번 만드는 도형이나 텍스트상자의 서식을 변경하는 수고스러움을 덜 수 있습니다.

“이것만 알고 있어도 오늘 칼퇴 할 수 있겠죠?”

이렇게 박 과장님의 10분 파워포인트 강의가 끝이 났습니다. 효성 씨의 표정이 여유로워진 것 같습니다. 효성 씨, 커피 한 잔 사드려야 할 것 같네요. :)

물론 이 외에 더 많은 단축키들이 있습니다. 다 외워 사용하면 좋겠지만 오늘 소개해드린 5가지만은 꼭 기억하세요. 여러분이 파워포인트 작업에 쏟는 시간을 상당히 줄여줄 수 있을 거예요. 스마트한 직장생활로 여러분의 퇴근 후 삶을 찾으셨으면 좋겠습니다.