칼퇴하는 과장님의 비밀, 어벤저스급 엑셀 단축키 모음

“박 과장, 지난 주 결과보고서 오늘까지 좀 보내줄래?”

퇴근 한 시간을 앞두고 갑작스러운 업무요청을 하는 김 부장님. 저는 과장님의 야근이 당연한 것이라 생각했습니다. 한 시간 만에 보고서를 모두 끝낼 거라고는 생각도 못 했으니까요. 하지만 약 30분 후, 과장님 손에 들려있는 것은 조금 전 김 부장님이 요청하신 보고서! 박 과장님이 회사의 소문난 ‘금손’이라는 것을 잊고 있었던 거죠.

남들보다 손이 빠른 덕에 늘 칼퇴하는 박 과장님의 비밀은 바로 ‘단축키’에 있었는데요, 엑셀은 직장인이 가장 많이 사용하는 프로그램 중 하나이기도 하지만, 제대로 알지 못해 기본 기능만을 사용하게 되는 경우가 많습니다. 엑셀을 조금 더 쉽고 빠르게 쓸 수 있는 단축키들을 소개해드릴게요~

※ 오피스 2010 버전을 기준으로 작성되었습니다만, 최신 버전에서도 대부분 동일하게 적용됩니다.

 단축키의 어벤저스, F4 말고 ‘F12’가 있다

드라마 <꽃보다 남자>에 F4가 있었다면, 키보드에는 ‘F12’가 있습니다. F와 숫자의 조합(F1~F12)로 이뤄진 이 기능키는 프로그램에서 특정 기능을 수행할 수 있도록 정의해둔 것을 의미하는데요, F1을 누르면 도움말이 뜬다는 것은 어느 정도 알고 계실 듯하네요. 엑셀에서도 이 기능키는 도움말뿐 아니라 대화상자를 표시하거나 맞춤법 검사를 하는 등 다양한 기능을 수행합니다.

특히 F2(현재 셀 편집)이나 F7(맞춤법 검사), F12(다른 이름으로 저장) 등은 자주 활용하는 기능 중 하나인 듯한데요, 여기에 Alt나 Ctrl, Shift 등을 조합하면 더 많은 기능을 수행합니다.

Shift와 기능키를 조합하면 셀 메모를 추가/편집하거나 인접하지 않은 셀 선택 등의 기능을 수행할 수 있습니다. 특히 Shift+F2(셀 메모 추가/편집)이나 Shift+F8(인접하지 않은 셀 선택), Shift+F10(바로가기 메뉴 표시)은 알아두면 유용합니다.

Ctrl과 기능키를 조합했을 때에는 다른 단축키보다 활용 빈도가 높은 기능들이 많이 숨어있는데요, Ctrl+F2는 인쇄 미리보기를 수행하고, Ctrl+F4는 통합문서를 닫을 때 사용합니다. Ctrl+F5를 입력하면 이동 대화상자가 표시되고, Ctrl+F7을 입력하면 키보드 방향키로 창의 위치를 이동할 수 있습니다. Ctrl+F8 역시 키보드 방향키로 창 사이즈를 조절할 수 있습니다.

만약 작업 중에 누군가가 모니터를 흘끔 쳐다본다면, 창 최소화 기능을 이용할 수도 있겠네요. Ctrl+F9를 입력하면 작업 중이던 창이 최소화됩니다. 반대로 Ctrl+F10을 입력하면 원래 상태로 복원되지요.

 오피스의 기본, Ctrl 조합 익히기

기능키가 단축키의 기본을 구성하는 요소라면, Ctrl은 숫자나 알파벳과 조합하여 더 많은 기능을 수행할 수 있도록 도와줍니다. 오피스 프로그램은 기본적으로 Ctrl+숫자/알파벳 위주로 단축키가 생성되어 있는데요, 따라서 Ctrl 조합만 잘 익혀도 단축키의 절반은 아는 셈입니다.

Ctrl+숫자의 조합은 셀 서식 창을 불러내거나, 글꼴 굵기나 밑줄, 취소선 등을 적용할 수 있는데요, Ctrl+2는 글꼴을 굵게 하고(Ctrl+B에서도 같은 기능을 수행), Ctrl+3은 기울임(Ctrl+I), Ctrl+4는 밑줄(Ctrl+U)을, Ctrl+5는 취소선을 적용하거나 해제할 수 있습니다. Ctrl+9는 선택한 행을 숨기고, Ctrl+0은 선택한 열을 숨길 수 있습니다.

Ctrl+알파벳 조합 중 여러분께 조금은 생소한 것들을 소개해봤어요. 이 중 Ctrl+D(아래로 채우기), Ctrl+R(오른쪽으로 채우기)는 알아두면 유용할 것 같은데요, 이 밖에도 Ctrl+Y(마지막으로 실행한 명령 반복)은 생소하지만 알아두면 자주 쓰게 되는 기능 중 하나입니다.

이 밖에 Ctrl+세미콜론(;)은 현재 날짜를 입력할 수 있으며, Ctrl+작은따옴표(‘)는 현재 셀 위의 셀에 있는 수식을 셀이나 수식 입력줄에 복사할 수 있습니다. Ctrl+더하기(+)는 빈 셀을 삽입하는 대화상자를 표시하고, Ctrl+빼기(-)는 선택한 셀을 삭제하는 대화 상자를 표시합니다.

 단축키의 끝판왕, 세 가지 이상의 조합 활용하기

Ctrl 조합이 가장 많이 쓰이는 단축키라면, 그 다음으로 ‘Ctrl+Shift+기호’ 조합도 종종 이용됩니다. Ctrl+Shift 조합은 아래와 같이 이용됩니다. 사실상 Ctrl+특수문자의 조합이므로, 우측의 숫자키패드에서는 적용되지 않습니다.

Ctrl+특수문자, 즉 Ctrl+Shift+숫자 조합의 경우 주로 서식을 적용하는 경우가 많은데요, Ctrl+Shift+2(Ctrl+@)의 경우 시간과 분, AM/PM으로 시간 서식을 적용하고, Ctrl+Shift+3(Ctrl+#)의 경우 날짜 서식을 적용해주며, Ctrl+Shift+7(Ctrl+&)은 선택한 셀에 윤곽선을 적용하고, Ctrl+Shift+8(Ctrl+*)은 현재 셀 주위의 빈 행과 빈 열로 둘러싸인 데이터 영역을 선택해줍니다.

 마지막 꿀팁, 나만의 단축키 만들기

위에서 소개해드린 단축키 외에도 여러분이 직접 단축키를 설정할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요? 비밀은 바로 ‘빠른 실행’ 도구 모음에 있는데요, 빠른 실행 도구 모음에 등록해놓은 기능들을 Alt+숫자로 조합하여 왼쪽부터 Alt1, Alt2…의 순으로 사용할 수 있습니다. 가장 자주 쓰는 기능들을 모아 추가해 두면 작업 시간을 훨씬 줄여줄 수 있겠죠?

지금까지 업무 시간을 줄여주는 엑셀 단축키를 소개해드렸는데요, 복잡해 보이지만 자주 쓰다 보면 손에 금방 익더라고요. 이것만 알면 마우스 없이도 문서 작업이 가능하다니까요. ㅎㅎ 자주 쓰는 단축키를 손에 익혀 우리 모두 칼퇴에 성공해요. ^^