수작업 말고 <한글> 메일머지 기능

이제 막 회사생활을 시작한 신입사원과 경력을 책상 위에 두둑이 쌓아놓은 선배의 차이점은 바로 경험을 바탕으로 맡은 업무의 작업량을 예측하고 모든 변수에 대비하여 업무를 진행할 수 있는 노련함인 것 같습니다. 한 번 진행했던 일이나 프로젝트는 유사한 다른 업무를 진행할 때 밑거름이 되듯 준비된 직장인 위해 오늘 준비한 직장인의 오피스 팁은 바로 메일 머지 기능입니다. 

메일 머지(Mail Merge)란 여러 개인의 정보를 받아들여 여러 장의 편지를 인쇄하거나 컴퓨터 또는 팩스로 발송하는 기능입니다. 다시 말해서 동일한 내용의 편지를 여러 사람에게 보낼 때 사용합니다. 이 기능을 모르는 분들은 문서를 작성하고서 이름만 바꾸어 보내는 사람 수만큼 다른 이름으로 저장하실 텐데요, 소위 노가다라고 하는 엄청난 수작업이 필요하였을 거예요. 이젠 그러지 말기로 해요. 우리는 고급 인력이니까요~

Step1. 필요한 정보를 정리한 엑셀파일을 준비하세요

먼저 문서에 들어갈 항목을 정하셨다면 엑셀파일로 정리하세요. 작성한 엑셀에서 불러와야 하거든요. 대략 3가지 정도의 항목을 가져온다고 가정하고 엑셀 파일을 작성해보았습니다. 

다 작성하셨다면 저장을 해야겠죠? 저장하실 때는 꼭 ‘Excel 97 – 2003 통합문서 (*.xls)’ 파일로 저장하세요. 그래야 데이터를 한글 프로그램에서 ‘불어오기’ 할 수 있습니다.

 Step2. ‘한글’ 프로그램에서의 메일 머지 기능

‘한글’ 프로그램을 활용하는 분이라면 ‘도구-메일머지’를 활용하시면 됩니다. 먼저 커서를 원하는 곳에 놓고 ‘표시달기’를 클릭합니다. 그리고 해당되는 필드를 넣어주시면 되는데요, 회원번호 같은 경우에는 주소록 필드 선택하기 메뉴에 없기 때문에 필드 만들기에서 필드를 생성해주시면 됩니다. 

잘 따라오고 계신가요? 그다음에 할 일은 미리 작성해 놓은 엑셀 파일을 불러오는 일인데요, ‘메일머지-만들기’ 버튼을 클릭하고 엑셀 파일을 선택, 미리 만들어 놓은 엑셀 파일을 넣어주시면 됩니다. 그리고 출력 방향 옵션은 화면을 선택하여 미리 보기에서도 확인할 수 있도록 해주세요.

확인을 누르면 엑셀의 시트를 선택하는 창이 나옵니다. 미리 저장한 엑셀파일에서 <시트1>에 데이터를 불러와야 하기 때문에 <시트1>을 선택해주세요. 그러면 엑셀 파일에 있는 데이터를 가져와서 보여주는 팝업이 나타나는데요, 올바르게 표시되는 것을 확인하셨다면 선택 버튼을 클릭하시면 됩니다.

불러오기 한 엑셀 리스트 중에서도 선택하여 적용할 수도 있습니다.

다음 단계는 양식에 표시달기한 것과 데이터 필드를 연결하는 설정만 남았습니다. GIVEN_NAME은 엑셀파일의 ‘이름’, MOBILE_TELEPHONE_NUM는 ‘전화번호’와 연결해주면 됩니다. 

모든 설정을 정상적으로 모두 완료하셨다면 아래와 같은 미리 보기 화면이 나오는데요, 다음 페이지로 이동시켜서 보내야 하는 리스트의 분들이 모두 포함되어 있는지 확인하실 수 있습니다. 이제 인쇄만 하면 되겠네요~ :)

예시에는 고객 리스트가 10개뿐이어서 수작업으로 작성하여도 시간이 비슷하게 걸렸겠지만 보통은 100명이 넘어가는 경우가 많잖아요. 그리고 이 기능이 꼭 홍보팀에서 일하거나 고객과 대면해야 하는 직장인에게만 필요한 것은 아닐 거예요. 직장인이라면 언제 어디서 유용하게 쓰게 될 지 모릅니다. 그 때를 대비해서 딱 한 번만 머리와 손에 익혀두세요. 그럼 어려운 시기에 여러분의 능력이 빛을 발휘하게 될 거예요. 

아시죠? 효성은 여러분의 정시 퇴근을 응원하는 것. 더운 여름 날, 오늘도 파이팅입니다!