함부로 품위있는, 나만의 ‘엑셀 빠른 실행 도구 모음’ 설정하기

며칠 전 저희 부서 엑달(엑셀의 달인) 박 과장님에게서 놀랄만한 이야기를 들었습니다. 

“내가 군대에서는 엑셀 다룰 때 마우스는 만지지도 못하게 했다고~ 내가 엑달이 된 비결은 단축키를 모조리 외우는 것이었지”

이게 정말인가요? 멀쩡한 마우스는 무슨 잘못이라고 손길조차 받질 못하는 걸까요? 박 과장님은 지금 군대에서도 그렇지 않다는 이야기를 덧붙였지만 엑셀의 달인이 되는 길은 진정 단축키를 외우는 것뿐이라고 했습니다. 정말 그럴까요?

오늘 소개해드리는 기능은 빠른 손놀림이 아니라 품위 있게 마우스를 사용하시는 팀장님께서 알려주셨어요. 팀장님처럼 함부로 품위 있게! 단 한 번의 클릭으로 달인처럼 엑셀을 다룰 수 있는 방법! 엑셀에는 빠른 실행 도구 모음이 있었습니다!!

  엑셀 리본메뉴에서 벗어나기

이게 바로 여러분이 엑셀 파일을 열면 보게 되는 <통합문서1>의 모습입니다. 익숙하시죠? :)

엑셀을 실행하자 마자 나오는 밋밋한 <통합문서1>

<통합문서1> 메뉴 상단을 조금 더 자세히 볼까요? 저기 왼쪽 끄트머리에 작은 화살표 보이시나요? 저 화살표가 여러분을 엑달로 만들어줄 열쇠인데요, 바로 빠른 실행 도구 모음이에요. 

자세히 봐야 보이는 저 작은 화살표를 눌러보면

그럼 저 화살표를 클릭해보겠습니다! 클릭하면 아래와 같은 사용자 지정 팝업이 나타납니다. 내가 자주 사용하는 기능들을 여기에 추가하면 단축키를 외울 필요도, 리본 메뉴를 몇 번씩 클릭하며 기능을 찾을 필요도 없습니다. 

※ 리본메뉴는 오피스2007에서부터 도입되었어요. 자주 사용하는 명령들을 카테고라이징하여 찾기 쉽게 바꾼 메뉴 방식입니다.

자주 사용하는 명령들이 수두룩~ 신세계 발견

이미 추가 되어있는 기능이 보이실 거예요. 이외에 다른 기능을 추가하고 싶으면 기타명령(M)을 클릭해서 추가하면 됩니다. 그럼 가장 많이 사용하는 기능 위주로 추가해보겠습니다!

  어떤 기능을 추가할까

기타명령(M)을 클릭하면 나오는 팝업 화면을 보세요. 많이 사용하는 명령, 리본메뉴에 없는 명령, 모든 명령을 볼 수 있는데요, 여기서 우리가 흔히 사용하는 명령을 찾기만 하면 됩니다. 시간이 조금 걸릴 수 있지만 한 번 설정해놓으면 엑셀을 사용하는 앞날에 광명이 있다는 걸 잊으시면 안 돼요~

기타명령을 클릭하면 더 대단한 세계가 펼쳐집니다

설정할 땐 ‘모든 명령’으로 변경 후 명령들을 빠른 실행 도구 모음에 추가했습니다. ‘많이 사용하는 명령’에는 빠져 있는 기능들이 종종 있거든요. 모두 추가하셨다면 확인을 눌러주세요. 확인을 누르기 전에 기능들의 순서를 변경할 수도 있으니 참고하시고요.

자주 사용하는 명령, 매번 메뉴에서 찾아 헤매던 명령까지 추가 완료!

순서까지 바꾸어 빠른 실행 도구 모음을 완성했습니다. 저 상단에 깨알같이 나열되어 있는 아이콘들이 보이시나요? 기본으로 설정되어 있던 ‘저장, 실행취소, 다시실행’ 외에 여러 가지가 생겼죠? 개인적으로 같은 성격의 기능별로 묶어 놓는 게 사용하기 편리하므로 차례로 인쇄 관련, 표 형식 관련, 메모, 피벗과 차트, 매크로 순으로 정리했습니다. 

저 아이콘들이 나의 엑셀 인생에 구원을 주리라

너무 상단에 있으니까 정신 사나워 보이기도 하네요. 그렇다면 리본 메뉴 하단으로 내려서 사용하셔도 됩니다. 훨씬 보기 좋아졌죠? 빠른 실행 도구 모음 메뉴를 아래로 내리는 건 화살표를 클릭했을 때 나타나는 팝업 명령 중 가장 아래에 있는 ‘리본메뉴 아래에 표시(S)’를 클릭하시면 됩니다. 

아래로 내리고 비슷한 명령끼리 모아 깔끔하게 정리하면 내 엑셀 작업실이 완성됩니다

실제 작업을 해보면 작업 속도가 눈에 띄게 빨라졌다는 걸 느낄 수 있으실 거예요. 엑셀 숙련자뿐 아니라 초보자도 자주 사용하는 메뉴가 한눈에 보이기 때문에 효율적으로 작업하실 수 있을 겁니다. 하지만 이 또한 만능은 아니에요. 주의 사항이 몇 가지 있습니다. 

  무엇을 주의해야 하는가

첫 번째 주의사항! 리본 메뉴는 단축키를 사용하는 엑달의 작업 속도는 따라가지 못합니다. 물론 그럴 일은 없겠지만 대결 같은 건 하지 마세요. 하지만 이런 것도 있다며 엑셀에 서툰 초보자들 사이에서 영웅이 될 수는 있습니다. 주위에 기능을 전파해주세요. 

두 번째는 빠른 실행 도구 메뉴는 내 PC, 내 노트북의 엑셀 프로그램에서만 사용이 가능하다는 겁니다. 다른 PC에서 작업을 해야 할 경우 불편함을 느낄 수 있습니다. 

세 번째는, 혹여 PC의 사양이 낮아 자주 다운되어 재설치를 하거나 새 PC로 교체했을 경우 다시 설정해야 한다는 번거로움이 있습니다. 몇 번씩 윈도우를 초기화하는 바람에 다시 설정해야 했던 좋지 않은 기억이 나서 미리 말씀드립니다. 나중에는 ‘아, 그냥 쓰지 머. 귀찮아’라며 설정을 포기할 수도 있습니다. 

이외에는 전혀 불편한 점이 없습니다. 아니 아주 편리합니다. 없으면 엑셀 작업이 힘들 정도입니다. 그리고 마지막으로 딱 한 가지 더 말씀드리면 빠른 실행 도구 메뉴는 엑셀에만 있는 기능이 아니에요. 워드와 파워포인트에도 있습니다. 지금까지의 작업 순서를 그대로 따르시면 엑셀뿐 아니라 워드와 파워포인트도 달인의 경지에 이를 수 있습니다.

여러분, 작은 화살표 하나가 큰 변화를 가져다 주리라고는 생각도 못했죠? 이 메뉴 하나만 설정해 놓으면 엑셀이 여러분의 직장생활을 환히 비춰줄 거예요. 일단 설정해보시고 사용해보세요. 효성은 여러분의 빠른 문서 작성과 정시 퇴근을 응원합니다. 

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