[일잘러 프로젝트] 신입사원을 부탁해! Ep1. 비즈니스 매너 편

 

‘깨진 유리창 법칙(Broken windows, Broken business)’을 아나요? 
마이클 레빈이 쓴 책 제목인데요. 
깨진 유리창과 같은 사소한 범죄(실수)를 고치지 않으면, 큰 범죄(실패)로 이어질 수 있다는 의미입니다. 

 

일상에서 크게 눈에 띄지 않아 보이는 ‘비즈니스 매너’가
직장에서의 성패를 판가름할 중요한 요소가 될 수 있다는 뜻이기도 하죠.

 

관련 설문 조사도 있습니다.
미국 콜롬비아 대학 기업 CEO 대상, “당신의 성공에 가장 큰 영향을 준 요인이 무엇인가”라는 질문에

응답자 93%가 ‘대인관계의 매너’를 이유로 꼽았다고 해요.

 

물론 저마다의 성공 이유가 있겠지만 그럼에도 분명한 사실은

많은 CEO들이 ‘매너’를 중요하게 생각하며 이를 지키기 위해 노력하고 있다 답했다는 것입니다.

 

작은 차이가 ‘일 잘하는 사람’을 만듭니다.
처음 겪는 문화와 습관이 다소 어색한 사회 초년생뿐만 아니라
만인에게 통용될 ‘비즈니스 매너’를 소개할게요!

 

 

 

인사만 잘해도 손해는 안 본다

처음 입사했을 때, 얼굴도 직급도 잘 모르는 선배들 사이 어색함을 느꼈던 경험 누구나 있을 텐데요.
‘나를 모르는 것 같은데 아는 척을 먼저 해도 되나?’ 등 고민되는 상황이 생길 땐 무조건 ‘먼저 인사’ 해보세요.

 

인사는 상대의 가치를 인정하고, 존중하며, 호감을 드러내는 수단입니다. 
먼저 인사할 줄 아는 사람이 그렇지 않은 사람보다 성공할 확률이 높다는 말도 있죠. 

 

가벼운 목례 정도의 가벼운 인사도 좋아요. 
‘인사 잘하는 직원’을 싫어할 상사는 아마 없을 테니까요.

 

 

중요한 건 적극적인 태도

적극적인 태도는 좋은 인상을 남기고 성장의 기회를 얻는데 큰 도움이 됩니다.
자신이 할 수 있는 일을 먼저 물어보는 능동적인 태도는 상대방에게 좋은 인상으로 기억되죠.

 

작은 일이라도 성실히 처리하는 것은 전체적인 업무 흐름 파악에 도움을 줄 뿐만 아니라,
문제 상황에서 빠르게 대처할 수 있는 방법을 습득할 수 있는 기회가 됩니다.

경험과 신뢰, 책임감 있는 행동, 나아가 긍정적인 태도로 업무에 접근한다면
점차 성장하는 나 자신을 발견할 수 있겠죠? (웃음)

 

 

TPO(Time, Place, Occasion)에 맞는 복장

TPO는 때와 장소에 맞는 복장을 뜻해요.
비즈니스 문화, 환경에 따라 조금은 다를 수 있지만, 

청결하고 단정한 외관, 옷차림은 비즈니스에서 중요한 요소 중 하나입니다.
상황에 맞는 적절한 복장을 선택해 주시고 너무 편해 보일 수 있는 복장은 피하는 것이 좋습니다.

 

 

+알아두면 좋은 Tip!

✔ 명함을 내가 먼저 전달해야 할까, 상대방 명함부터 받아야 할까 고민이 될 때는
가볍게 인사를 나눈 후 먼저 전해 보세요.

✔ 일반적으로 직급이 낮거나 방문한 사람이(‘갑’ 보다는 ‘을’이) 명함을 먼저 건네기 때문이죠. 
따라서 먼저 명함을 내민다고 해서 예의에 어긋나는 일은 아닙니다.
명함을 건넬 때는 상대방이 읽을 수 있는 방향으로 돌려 두 손으로 명함 끝을 잡아 전달합니다.
여기서 주의해야 할 점은 명함을 받고 난 직후인데요. 명함을 살펴보지도 않고 그냥 집어넣어서는 안 됩니다. 

명함을 살펴보고 모르는 용어가 있다면 그 자리에서 묻는 편이 좋습니다.

✔ 회의가 끝난 후 받은 명함을 잊으면 곤란하겠죠? 
자리를 떠나기 전, 바닥에 명함이 떨어지지 않았는지 꼭 확인하고 명함을 챙겨주세요. 그것이 상대방에 대한 예의니까요.

✔ 비즈니스 자리에서 상석은 출입문에서 먼 쪽이며, 테이블이나 방의 형태에 따라 창문에 가까울수록, 가운데 자리일수록 상석입니다.

엘리베이터에서는 출입문에서 먼 쪽이 상석이니 버튼 있는 쪽에 서 계신다면 정답입니다. (웃음)

 

 

 

직장 생활은 커뮤니케이션의 연속입니다.
직장인의 하루는 끊임없는 회의와 전화 업무, 메일과 메신저를 주고받으며 하루를 보내게 되죠.
비즈니스 커뮤니케이션, 어렵게 생각할 필요는 없어요. 기본적인 예의만 지키면 된답니다.

 

 

대화 스킬

비즈니스 커뮤니케이션은 효율성과 정확성이 매우 중요해요.
업무의 원활한 진행을 위해 명확하게 의도를 전달하고 불필요한 시간 낭비를 최소화하는 것이 필요합니다.

기한을 준수하고 효율적으로 협업한다면 업무를 원활하게 할 수 있을 거예요.

 

밝고 가벼운 분위기로 대화하는 것도 중요한데요. 
웃음은 긴장을 완화시키고 긍정적인 에너지를 전달하는데 도움이 됩니다.
하지만, 중요한 결정이나 주제의 대화를 할 때는 진중한 태도를 갖추는 게 좋겠죠?

 

 

전화 업무, 어렵지 않아요

전화를 걸 때는 소속과 이름을 먼저 밝히고 통화가 가능한 지 질문하세요.
"안녕하십니까, OO회사 OO팀 OOO 사원입니다. 혹시 OOO 담당자(혹은 직급) 통화 가능 하실까요?” 이런 식으로요.
복잡하거나 중요한 업무 내용이 있다면, 이메일 등 문서로 전달하는 편이 좋습니다. 
회사에서의 업무는 문서화해 남겨두어야 추후 문제가 발생하더라도 해결이 수월합니다.
정확한 기록을 위해 메모하는 습관을 들이는 것도 좋아요.

 

전화는 일반적으로 건 쪽에서 용건을 마친 후 먼저 끊게 되는데요.

전화를 받는 쪽 또한 상대의 용건이 끝났다 판단되더라도 1~2초 대기 후 끊어주세요. 
상대가 갑자기 추가 용건이 생각나 말을 이어갈 수도 있으므로 기다려주는 배려가 있다면 좋겠죠?

 

 

메일 & 메신저

메일 쓰는 방법은 업무를 하면서 중요한 요소 중 하나인데요.
메일의 주제가 담긴 간결하고 명확한 제목, 적절한 인사말, 메일을 작성하는 의도를 담는 것이 중요합니다.
본문이 길어진다면 단락을 구분해서 가독성을 높이는 방법도 좋아요. 
메일 전송을 누르기 전, 상대방이 요청한 사항이 반영되었는지, 문맥은 맞는지, 맞춤법은 틀리지 않았는지 등을 체크하는 것도 잊지 마세요!

 

간단한 용건은 메일보다 메신저로 소통하는 경우도 많은데요.
메신저는 짧은 호흡의 대화를 주고받다 보니 인사를 빼먹는 경우가 종종 생기기도 해요.
대뜸 용건만 딱 말하는 메시지가 온다면 당황스러울 수 있으니 인사는 필수!

 

또 메신저로 소통하다 보면 업무 외 시간에 연락을 받는 경우도 종종 있을 텐데요.

업무 시간을 지켜주는 것도 중요하겠죠?

물론 불가피한 상황이라는 것이 언제 어디서 발생할지 모르기 때문에 예외는 있지만요.

그것이 아니라면 업무 외 시간 메신저는 상대방에게 큰 스트레스로 작용할 겁니다.

 

 

 

모르는 것은 묻는 습관을 들이자

처음 회사에서 업무를 맡게 되면, 모르는 것이 너무나 많죠. 
입사 초반에는 보통 상사가 지시하는 일 위주로 진행하게 되지만, 막상 일을 하다 보면 ‘이렇게 하는 것이 맞나’ 싶을 때가 있습니다.

그럴 땐 반드시 질문하세요.

‘내가 질문으로 선배를 너무 귀찮게 하는 것은 아닌가’ 죄송스러운 마음에 질문을 최소화하고 싶겠지만, 이는 옳지 못한 생각일 수 있어요.

 

일차적으로 인터넷 검색 등을 통해 쉽게 알 수 있는 정보는 질문을 자제해야 하겠지만요. 

그것이 아니라면 모르는 것은 질문하는 습관을 들이는 편이 좋아요. 

 

양질의 질문은 업무 능력을 빠르게 향상해 줍니다.
한 번 질문하면 얻을 수 있는 정답을 혼자 끙끙대며 몇 시간 고생할 필요는 없잖아요. 
회사에서는 ‘효율성’을 우선순위로 두고 행동하도록 합시다. 
가장 효율적인 행동은 ‘모르는 것은 물어보고, 즉각 해결’하는 행동이랍니다.

 

 

진행 상황 공유를 위한 중간보고

일을 하다 보면 수많은 ‘업무’와 ‘보고’ 과정을 겪을 텐데요.
업무를 맡게 되면 그 목적과 핵심을 먼저 파악한 후 일을 진행해야 합니다. 

요리를 할 때도 재료의 성질마다 넣는 순서와 손질법이 다르잖아요. 업무도 마찬가지예요. 

‘내가 이 일을 왜 하고 있는가’, ‘내가 맡은 이 업무의 핵심은 무엇인가’ 모른 채 일을 한다면 엉뚱한 결과물이 나오기 쉬워요.

상황에 따른 중간보고가 도움이 되는 경우가 있는데요.

업무의 방향대로 일이 잘 진행되고 있는지, 진행 상황을 공유하는 중간보고가 합리적이겠죠? 
상급자의 의도를 파악하고 적절한 피드백을 통해 효율적인 업무가 가능하기 때문이죠.

 

꼼꼼하게 모든 업무를 마쳤다면? 이제 결과물에 대한 보고를 할 차례죠. 
보고를 할 땐 상사의 입장이 되어 전달하는 것이 중요합니다.
상대가 궁금해할 포인트가 무엇인지 우선 생각해 보세요. 
서론이 긴 보고는 집중도를 떨어뜨릴 뿐만 아니라 이야기의 본질을 흐릴 수도 있어요. 
업무의 핵심을 어떤 식으로 풀어냈는지 결론부터 이야기하고 상세 내용은 뒤에 곁들여 설명하면 좋습니다. 

 

---

 

우리는 살아가며 많은 사람을 만납니다. 
학교에서, 일상에서, 직장에서 각 상황마다 지켜야 하는 매너, 예의 또한 모두 다르죠.
그렇기 때문에 우리는 비즈니스 매너를 알아야 합니다. 

비즈니스 매너 또한 상대에 대한 존중의 표현이고, 
더불어 살아가는 우리 사회 속 규정된 무언의 약속이기 때문이죠. 

 

여러분의 비즈니스 매너, 작은 차이가 직장에서의 커다란 성과로 열매 맺기를 소망합니다. 😁