[신입남녀] ‘기가 막히고 코가 막히게’ 보고서 잘 쓰는 법

직장인들에게 보고서는 정말 중요합니다. 하지만 글쓰기에 자신이 없는 직장인들에게 가장 어려운 업무 중 하나가 보고서를 작성하는 일이기도 하죠. 물론 학생 때도 물밀 듯이 밀려오는 과제로 인해 자주 리포트를 쓰곤 했지만, 업무에 대한 보고서는 대학생 때 리포트를 쓰는 것과는 조금 다릅니다.

보고서는 상사부터 더 윗선의 경영진까지 모두 보게 되기 때문에 핵심을 파악하기 쉽게 쓰는 것이 가장 중요합니다. 이 간단해 보이는 기본원칙을 지키는 것은 말처럼 쉽지만은 않은데요. 하지만, 보고서야말로 업무의 기본 중의 기본이기에 보고서만 잘 써도 일 잘하는 신입사원으로 보일 수 있습니다. 그럼 지금부터 ‘기가 막히고 코가 막히게’ 보고서를 잘 쓸 수 있는 꿀팁을 소개합니다.

 보고서 작성도 한 걸음부터!

보고서의 목적 파악하기

보고서를 쓰기 전 가장 먼저 할 일은 보고서를 쓰는 목적을 파악하는 것입니다. 이것은 모든 글쓰기의 기본이죠. 새로운 사업에 대한 제안서인지, 회의나 미팅 결과 보고서인지, 정보 전달을 위한 보고서인지 등을 먼저 파악하고, 어떤 사람을 대상으로 하는 보고서인지도 미리 파악해야 보고서를 어떻게 작성할지 전반적인 흐름을 잡을 수 있습니다.

 무엇을 위한 보고서인지, 누구를 대상으로 하는 보고서인지, 그 목적을 미리 파악해야 합니다.

자료조사는 필수

보고서는 정확성이 가장 중요합니다. 때문에 객관적인 자료조사를 기반으로 작성해야 하는데요. 수치나 그래프를 넣어 객관성을 높여주면 상대방이 이해하기 쉽고 설득력도 더욱 강해지기 때문에 좋은 보고서라고 할 수 있습니다. 자료조사를 할 때는 공신력 있는 전문기관의 기사나 자료들을 활용하면 더욱 도움이 되겠죠?

 정확한 근거 자료를 제시해야 보고서의 신뢰도를 높아집니다.

탄탄한 구조 짜기

보고서의 목적을 파악하고 자료조사도 끝냈다면, 이제 글의 뼈대를 잡는 구조를 짜고, 보고서에 어떤 내용을 써야 할지 세부 내용을 정하는데요. 보고서를 쓸 때는 주로 보고서가 다루고자 하는 주제에 대한 배경, 현황, 문제점 분석, 개선 방향, 효과 등 주요 내용이 빠지지 말아야 합니다.

업무용 보고서를 작성할 때에는 배경, 현황, 문제점 분석, 개선 방향, 효과 순으로 작성하는 것도 좋지만, 첫 문단에 결론을 담고 하위단계에 근거나 사례를 적절히 붙이는 피라미드 구조로 작성할 수도 있습니다. 피라미드 구조는 결론을 먼저 제시하기 때문에 읽는 사람이 핵심을 파악하기 쉽다는 장점이 있는데요. 반드시 피라미드 구조가 아니더라도 핵심을 파악하기 쉽게 보고서를 쓰려면 되도록 첫 문단에 핵심 내용을 쓰고 가능하면 첫 장에 결론을 담는 것이 좋습니다. 마지막으로, 제목 역시 추상적인 제목보다는 논지를 드러내는 제목을 붙이면 보고서의 구조는 일단 튼튼하게 완성되는 셈입니다.

보고서를 작성하기 전, 탄탄한 구조를 짜고 큰 흐름을 그려보세요.

 보고서 작성, Simple is Best!

보고서는 간결하고 이해하기 쉽게

보고서는 누군가에게 어떤 내용을 보고하는 것이기 때문에 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 쉽고 간결하게 작성해 이해를 돕는 것이 기본입니다. 너무 많은 내용을 보고서에 넣으려고 하면 오히려 이해가 어렵기 때문에 1~2장 내에 보고서를 완성하는 것이 좋습니다. 보고 받는 상사는 이미 많은 이슈에 대해 잘 알고 있으므로 장황하게 보고할 필요가 없습니다. 그렇다고 필요한 내용이 빠지면 안 되겠죠? 연구에 의하면 상사의 지위에 있는 사람은 보고를 받을 때 통상 3분을 경과하면 주의력이 현저히 떨어진다고 하니 핵심을 찌르는 간결한 보고서가 가장 효과가 좋다고 할 수 있습니다.

보고서도 시작이 반입니다. 일단 작성해보세요.

잘 읽히는 문장과 정확한 용어 쓰기

보고서는 조리 있고 논리적으로 작성해야 합니다. 특히 불필요한 접속사나 추상적이고 부정확한 단어가 들어가거나 어법에 맞지 않는 문장을 쓰면 내용도 매끄럽지 않을뿐더러 보는 사람도 이해가 쉽지 않겠죠?

예를 들어 문장의 호응, ‘은/는’과 ‘이/가’의 기본적인 차이, 수식어가 여럿일 때 수식어를 어떻게 잘 배치할 수 있는지와 같은 어법을 미리 알아두면 깔끔한 보고서를 작성할 수 있습니다.

더불어 ‘~할 수 있다’ ‘~하고 있다’와 같은 서술어는 보고서 내용의 신뢰도를 떨어뜨리기 때문에 안 쓰는 것이 좋고, ‘~시킨다’와 같은 타동사도 문장이 매끄럽게 읽히지 않기 때문에 되도록 쓰지 않는 것이 좋습니다.

 보고서는 타이밍이다!

보고의 생명은 타이밍입니다. 아무리 훌륭한 정보라도 타이밍이 맞지 않는다면 훌륭한 보고라고 할 수 없어요. 흔히 완벽하게 정보를 취합하고 해석해서 보고를 올리려다 타이밍을 놓치는 경우가 많은데요. 좋은 일은 늦게 보고해도 되지만 나쁜 일(Risk)은 하루 이틀 늦은 보고가 큰 재앙을 초래할 수 있습니다. 상사들은 대부분 완벽한 보고보다 반 박자 빠른 보고를 원한다는 거 잊지 마세요. 시의적절한 보고를 위해서는 지시받은 일의 기한을 확인하는 것도 필요해요. “이거 언제까지 보고 드리면 될까요?”라고 꼭 반문하고 기한을 꼭 지키도록 노력해보세요.

 

인생도 보고서도 타이밍. 완벽하게 작성하려다 기한을 넘기는 일은 절대 없어야 합니다.

보고서를 완성한 후에는 반드시 점검의 시간이 필요하죠. 처음에 계획했던 목적에 맞게 작성되었는지, 전달하고자 하는 메시지가 분명하게 드러났는지, 잘못된 내용이나 어색한 문장, 오탈자는 없는지 다시 한번 체크해보시길 바랍니다. 기본만 지켜도 완벽해지는 보고서로 여러분의 능력을 보여주세요.

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