[신입남녀] 업무 효율을 높이는 회사 컴퓨터 폴더 정리법

이제 본격적으로 업무에 투입된 신입사원들. 아직 업무 파악하랴, 회사생활에 적응하랴, 정신이 없을 거예요. 하지만 처음부터 제대로 일하는 법을 배우지 않으면 업무가 뒤죽박죽돼서 일 처리를 하는 데 시간 낭비를 할 수밖에 없는데요. 특히 업무를 효율적으로 처리하기 위해서는 컴퓨터를 폴더별로 정리하고 파일명을 알기 쉽게 정리해 놓는 것이 중요합니다. 신입사원들을 위해 업무 컴퓨터 정리 노하우를 알려드리겠습니다.

 폴더 정리 노하우

1) 폴더는 업무별로 분류하라

회사생활을 하면 할수록 업무가 방대해지는데요. 자료가 적을 때는 상관없지만 이것저것 처리할 일이 많아질수록 컴퓨터 폴더를 정리하는 것이 중요합니다. 특히 폴더는 업무별로 정리하는 것이 효율적인데요. 일간, 주간, 월간 단위로 작업해야 할 것을 업무별로 분류하고 프로젝트를 시행할 경우 폴더를 따로 만드는 것이 한눈에 알아보기 좋습니다. 또는 업무 중요도나 범위에 따라 대분류/중분류/소분류로 구분해 폴더를 정리하는 방법도 있는데요. 정리를 잘 못 하는 성격이라면 중요하거나 자주 보는 폴더 순으로 넘버링만 해도 훨씬 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 자신이 찾아보기 편리한 방법을 선택하되, 어떤 방법이건 한 번 정하면 일관되게 하는 것이 좋습니다.

효성에서는 신입사원일 때부터 로직트리를 통해 사고하는 방법을 배우면서 논리적 사고력을 키워나가는데요. 폴더와 메일함을 관리하는 것에도 이 로직트리를 적용하고 있습니다. 로직트리란 하나의 문제에서 출발하여 가지치기하듯 문제를 잘게 나누어가며 논리적 해법을 찾는 분석 툴인데요. 폴더와 메일함을 정리할 때, 크게는 업무와 비업무적인 것으로 나누고, 업무 관련 폴더는 팀, 파트, 프로젝트별로 나누어 정리하는 것입니다.

 

바로 이렇게 말이죠

2) ‘휴지통’ 폴더 활용하라

 

비움으로 시작하는 정리

모두 끝난 프로젝트나 필요 없다고 생각되는 파일은 그때그때 정리하는 것이 좋습니다. 그래야 컴퓨터가 지저분하지 않고 다른 자료를 찾아보는 데에도 편리하기 때문이죠. 하지만 깜빡 실수로 필요한 자료를 휴지통에 넣고 영구 삭제할 수도 있고 나중에 다시 버렸던 자료가 필요한 경우가 생길 수도 있으니 업무 자료를 정리할 때에는 윈도우 휴지통이 아닌 ‘휴지통’이라는 폴더를 만들어 그곳에 보관하는 것이 좋습니다. 휴지통 폴더를 만들어 임시저장 파일, 처리가 완료된 파일 등을 보내놓고 시간이 지난 후에 한 번씩 정리해주는 용도로 사용하면 혹시 모를 일에 대비할 수 있습니다.

3) 폴더명 파일명 정하기

폴더나 파일을 만들 때는 알기 쉽게 이름을 바꾸는 것이 중요합니다. 폴더명을 내용에 상관없이 그냥 놔두면 나중에 폴더가 많아질수록 그 내용을 알기 어려워 그때그때 필요한 자료를 찾는 데 시간이 오래 걸릴 수밖에 없어요.

파일명은 내용이 한눈에 들어올 수 있도록 자신만의 규칙을 정해 정리하는 것이 좋은데요. 가장 기본적인 방법은 <업무명_세부사항_날짜>를 기재하는 것입니다. 이렇게 정리하면 작업한 날짜별로 자료가 정리되기 때문에 최신 작업을 찾아볼 때나 필요한 작업 폴더를 찾을 때 쉽습니다.

규모가 큰 기업에서는 업무효율과 인수인계를 더욱 쉽게 하도록 폴더정리를 위한 파일명 서식이 정해 놓는 있는 경우가 많은데요. 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우에는 꼭 회사 서식에 맞게 저장하는 것이 여러모로 편리합니다. 만약 파일이나 폴더명 서식이 따로 정해져 있지 않다면 앞서 말한 기준으로 저장하는 것이 일을 효율적으로 하는 데 도움이 됩니다.

 

책상 위도 컴퓨터 속도 깔끔하게 정리되면 일할 맛이 나겠죠?

4) 업무용 폴더는 클라우드를 이용하라

폴더나 파일을 잘 정리하고 보관했다고 하더라도 하드웨어에 문제가 생겨 하루아침에 날아가 버리면 아무 소용이 없겠죠? 따라서 업무용 컴퓨터는 항상 만약의 경우를 대비하는 것이 중요합니다.

추천해드릴 방법은 바로 클라우드를 이용하는 것인데요. 클라우드는 내가 저장한 파일이 클라우드 서버에 저장되고, 서버에 저장된 파일은 내가 사용하는 모든 컴퓨터의 클라우드 폴더에 같은 파일이 저장되도록 동기화시켜줍니다. 따라서 업무용 컴퓨터 하드웨어에 문제가 생기거나 갑자기 집에서 업무 내용을 확인해야 할 때 클라우드 서버에서 파일을 내려받을 수 있기 때문에 안심할 수 있습니다. 또한, 클라우드를 이용하면 폴더와 파일 정리를 여러 번 하는 것을 방지할 수 있습니다.

5) 바탕화면을 정리하라

일을 효율적으로 하기 위해서는 업무용 컴퓨터 바탕화면을 잘 정리하는 것이 필요합니다. 이것저것 모두 바탕화면에 늘어놓으면 업무 효율이 떨어지고, 메일을 작성할 때 잘못된 파일을 첨부하는 불상사가 생길 수도 있는데요. 따라서 바탕화면에는 정말 필요한 폴더나 자주 사용하는 폴더만 배열하는 것이 좋습니다.

요즘에는 바탕화면 정리를 도와주는 프로그램도 있다고 하니 사용해 보세요. 어플을 정리하듯 바탕화면을 그룹화하여 한눈에 들어오게 깔끔한 정리를 도와줍니다.

 

정리하고 또 정리하라

지금까지 알려드린 폴더 정리법. 방법은 알아도 실천하지 않는다면 아무 소용 없겠죠? 업무가 완료되면 그때그때 폴더를 정리하고, 컴퓨터도 한 번씩 점건하는 것이 좋지만 바쁜 업무에 어느새 쓸모없는 파일이 쌓여만 가고, 하루 이틀 정리를 미루다 보면 생각보다 빨리 컴퓨터가 난장판이 되죠.

따라서 매일 퇴근 전이나 업무를 시작하기 전에 쓸모없는 파일을 지우고 폴더명을 한 번씩 정리하는 것이 좋아요. 만약 매일 이렇게 정리하는 것이 어렵다면 폴더 정리하는 날을 정해보세요. 월요일도 좋고, 금요일도 좋습니다. 날짜를 정해 한 번씩 정리하면 좀 더 효율적으로 업무를 할 수 있을 거예요. 세 살 버릇, 여든까지 간다고 하죠. 신입사원 버릇도 부장까지 가니 지금부터 좋은 버릇을 들여보시길 바라겠습니다.

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