[신입남녀] 직장생활 적응기 - 전화와 이메일 편

회사 업무는 전화와 이메일의 연속입니다. 다들 공감하시나요? 사무실에 있으면 하루에도 수십 통의 전화가 걸려오며, 이메일도 수십 개가 오고 갑니다. 일상 생활에서는 간단하다고 생각될 수 있지습니다. 하지만 직장 상사나 고객사 혹은 협력사와 같은 사업 파트너와 주고 받을 때는 부담스러운 면이 없지 않은데요.

‘말 한마디로 천냥 빚을 갚는다’고 하죠? 어떻게 말 하느냐에 따라 달라질 수 있는 것이 세상사입니다. 회사에서도 마찬가지입니다. 전화 한 통, 메일 한 번으로 앞으로의 직장 생활이 달라질 수 있습니다. 따라서 오늘은 업무상 커뮤니케이션 수단으로 많은 비중을 차지하는 전화와 이메일 예절에 대해서 소개하겠습니다.

 Part 1. 신입사원 효성씨가 알아야 할 전화 예절

자신의 회사(부서)와 이름 먼저

 

‘따르릉~’ 

신입사원 신효성씨 자리로 전화가 걸려오자 평소와 다름없이 호기롭게 전화를 받는다.

“여보세요?”

평소처럼 전화를 받았을 뿐인 효성씨가 위 상황에서 무슨 실수를 했을까요? 효성씨는 자신이 누구인지 먼저 밝히지 않았는데요. 개인적인 통화에서는 상관없지만 업무상 전화를 받을 때는 자신이 어떤 회사, 어떤 부서이고 누구인지 말하는 것이 매너입니다. 전화를 걸 때도 마찬가지고요. 보통 통성명을 할 때에도 자신의 이름을 먼저 밝히는 것을 생각하면 좀 더 이해하기 쉽겠죠?

올바른 전화 통화 예절 ‘따르릉~’ “효성그룹 홍보2팀 신효성입니다”

빈 자리에 걸려온 전화도 내 전화라는 마음으로

‘따르릉~’

지금 사무실에 없는 옆자리 구효성 대리의 자리로 전화가 온다.

‘따르릉~ 따르릉~’

사무실에 없는 상사나 동료의 자리로 전화가 온다면 누가 받아야 할까요? 특히 위 상황처럼 바로 옆에 앉은 사람의 전화벨 소리가 울렸을 때는요? 이러한 경우에도 신효성씨가 받아야 한답니다. 일반적으로 옆자리 동료와 업무 공유가 가장 잘 되어있기 때문에 대신 답변을 해줄 수 있기 때문이죠.

만약 자신이 모르는 내용일 때는 지금 자리에 없으니 메모를 남겨주시면 전달해드리겠다고 얘기하고, 상대방의 성함과 연락처, 전화의 목적 등을 적어두어 회신이 가능하도록 통화 내용을 알려주는 편이 좋습니다.

 Part 2. 신입사원 효성씨가 알아야 할 이메일 예절

제목은 핵심만 간단히

좋은 글은 제목만 봐도 대략적인 내용을 짐작할 수 있습니다. 논지를 대변하는 키워드나 짧은 문장으로 이루어진 경우가 많죠. 이메일 제목도 마찬가지입니다. 어떤 종류인지, 어떤 성격을 지녔는지, 얼마나 중요한지 등을 바로 알기 위해서는 핵심만 간단하게 써야 합니다.

[요청], [협조], [문의] 등 대괄호를 사용해서 말머리를 넣어주는 것도 좋은 방법입니다. 이런 식으로 이메일의 목적을 밝혀주면 받는 사람도 자신이 무슨 일을 해야 하는지 바로 알 수 있으니까요.

이메일 제목의 좋은 예 4/10 신입사원 교육 관련 세부 일정 17년 1/4분기 SNS 광고 콘셉 전달 [중요] 4월 2주 홍보팀 주간 업무 내용 공유

본문은 결론부터 간결하게 

 

회사에서 이메일을 보낼 때는 받는 사람이 어떤 내용인지 바로 알 수 있도록 두괄식 구성으로 결론부터 간결하게 작성해야 합니다. 만약 첨부 파일이 있을 때는 그 내용을 요약해서 본문에 적어주는 것이 좋고요. 필요한 부분만 간략하게 작성해야 받는 사람이 이해하기 쉽겠죠? 역지사지의 마음으로 상대방의 편의를 생각한다면 좀 더 수월하답니다.

그 밖에도 이메일을 보낼 때 업무와 관련된 사람을 참조(CC)에 넣어주면 별도의 설명 없이도 자연스럽게 내용이 공유되기 때문에 효율적으로 진행 상황을 알릴 수 있습니다.

전화와 이메일은 회사에서 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 수단입니다. 그만큼 기본적인 부분이라는 말이겠죠? 뿐만 아니라 이 두 가지를 잘하는 것만으로도 좋은 인상을 남길 수가 있는데요. 여러분 모두 올바른 전화 통화 예절과 이메일 작성 방법을 숙지하여 사랑 받는 신입사원이 되길 바라겠습니다. 파이팅!!

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