무료 화상회의 플랫폼 비교, 아직도 정답은 Zoom일까?

재택근무가 시작된 지 1년이 되었습니다. 처음엔 어색했지만, 너무 잘 자리를 잡은 것 같아요. 재택근무가 체질인 듯 느끼기도 합니다. 회사에 모여 일하는 습성에서 완전히 벗어나기 위해서는 몇 가지 어려움이 있었는데, 그중 하나가 회의입니다. 얼굴 보며, 상대방이 하는 말의 뉘앙스까지 느껴야 했던 회의가 온라인에서도 제대로 이뤄질 수 있을까, 의구심이 들었지만, 하다 보니 이보다 합리적인 회의는 없더군요. 여러분은 어떤 화상회의 플랫폼을 사용하세요? 1년 전에는 선택의 폭이 그리 넓지 않아 보였지만, 지금은 비교해볼 정도로 플랫폼이 다양해진 것 같습니다.

-
어떤 플랫폼이 좋을까?

너무 유명한 서비스들이기 때문에 각각의 플랫폼을 설명할 필요는 없을 것 같아요. 그래서 일단 겉모습을 모아봤습니다. 모아보니 약간씩 다르지만, 무척 비슷합니다.

일단 무료 버전을 살펴보면 최대 참여인원이 가장 많은 것은 MS팀즈였어요. 최대 회의시간도 긴 편에 속했습니다. 반면 줌의 최대 회의시간은 이보다 적은 40분. 사실 코로나 이전에는 40분이란 회의 시간은 그리 긴 시간은 아니었죠. 이제 좀 의견을 나눌 만 하면 끝나버리는 시간이었거든요. 이 점은 결정에 중요한 요인이 될 것 같아요. 평소 팀원들의 회의 습관을 반영해야 하니까요.

설치를 꼭 해야 하는 줌과 그렇지 않은 다른 플랫폼도 눈에 띕니다. 특히 구글 미트는 웹브라우저에서 이용이 가능하기에 다른 서비스에 비해 접근성이 좋습니다. 다른 플랫폼들도 웹에서 회의 개설이 가능하지만, 웹에서 실행시키기에 좀 무거운 건 사실입니다. 그렇다 보니 앱을 설치해 사용하는 것이 더 간편합니다.

무료는 여기까지. 혹시 모르니 유료 버전을 살펴보면, 비용이 높아지는데 회의 참여인원과 시간이 작용하는 것은 맞지만, 그보다도 관리, 유지보수, 보안이 어느 정도까지 지원되는지도 많은 영향을 미칩니다. 회의 내용이 대외비인 경우가 많거나(대부분 그렇긴 하겠지만) 회사의 주요한 사항을 결정해야 하는 경우라면 유료 요금제를 사용하는 건 당연한 일이겠죠.

유료 버전에 대한 팁을 드리면, 여기서 말하는 라이선스, 사용자, 호스트는 모두 관리자 또는 회의 주최자의 숫자를 말합니다. 회의를 개설하고 관리하는 사람이 1명일 경우에 해당하는 비용을 뜻하며, 관리자가 많이 필요한 경우엔 비용이 더 늘어나기 때문에 몇 명의 관리자가 필요한지를 확인하셔야 비용을 줄일 수 있어요. 

-
우리 팀엔 어떤 기능이 필요할까?

무료 버전에서도 모두 음소거, 화면분할, 채팅, 공유 등 화상회의에 꼭 필요한 기능들을 지원합니다. 하지만 아주 사소한 기능들의 지원 유무는 어떤 방식의 회의를 하는지에 따라 중요한 결정요인이 될 것 같아요. 예를 들어, 교육을 위해 사용하는 경우에는 손들어 발표하기, 한 화면에 많은 참여자 보기가 필수라면, 팀원과 의견을 나눌 경우에는 굳이 손을 들 필요도, 많은 참여자를 한 번에 봐야 하는 일도 필요하지 않을 수 있잖아요.

실시간 자막이 제공되는 구글 미트 (단, 영어만) | 출처: 구글 미트

그런 의미에서 구글 미트는 교육을 위한 화상회의와는 전혀 다른 방향을 향하고 있는 것 같아요. 그렇다고 완벽히 회사에 적용할 수 있을 만큼 완벽하지 않다는 느낌을 주는 건 녹화와 메모 기능을 지원하지 않는 데 있습니다. (물론 유료 버전에서는 지원합니다.)

하지만 회의에서 가장 많이 사용하는 화면 공유, 화이트보드, 영상/파일 공유와 같은 기능이 구글 미트뿐 아니라 모든 플랫폼에 충실히 지원된다는 점은 무척 마음에 드는 부분입니다. 게다가 구글 미트와 MS팀즈는 자체 클라우드 서비스를 제공하기 때문에 더욱 강점으로 작용할 수 있을 것 같아요.

-
여전히 정답은 Zoom일까?

화상회의를 위해 개발된 줌이냐, 접근성 높고 심플한 UI를 가진 구글 미트냐, 협업에 특화된 MS팀즈냐, 아니면 1996년부터 안정된 품질의 기업 솔루션을 서비스하고 있는 시스코 웹엑스냐, 하는 문제를 해결하기 위해서는 기준을 가져야 합니다.

화상회의를 가볍게 접근할 것인가, 아니면 회사 전체로 확장해 재택근무를 관리하는 도구로 사용할 것인가, 하는 기준만 명확히 해도 여전히 화상회의는 줌이라는 수식은 더 이상 정답은 아니라 인식할 겁니다. 또, 이런 기준을 생각할 수도 있죠. 새로 도입하는 플랫폼이니 때문에 사용을 위해 익숙함을 강조할 것인가, 전혀 새로운 UI임에도 불구하고 안전을 앞세울 것인가, 처럼 말입니다.

결론은 여러분 또는 여러분이 속한 팀이 내릴 수 있는 문제겠죠. 일단 다른 플랫폼을 써보세요. 써봐야 답이 보이고, 써봐야 어떤 툴을 사용해야 할지 알 수 있습니다. 한 가지만 기억하면 돼요. 대면 회의이든 비대면 회의든 의사소통이 본질이라는 것, 시간을 아끼는 회의를 해야 한다는 것 말입니다. 어떤 방향으로 결정되었든 지금 하는 이 모든 시도의 혜택은 여러분에게 돌아가게 될 겁니다. 자리를 옮길 필요도, 자료를 챙길 필요도 없어졌으니 전보다 더 여유로운 회의를 즐겨보세요. 다시 출근하는 그 날까지. (아니, 뉴노멀은 계속될 테니 그 후에도요.)

[참고]

줌 요금제

구글 미트 요금제

MS 팀즈 요금제

시스코 웹엑스 요금제