[신입남녀] 좋은 이메일 작성법

신입사원들에겐 또 다른 난관으로 느껴지는 일이 있죠. 바로 업무에 관련한 ‘이메일 쓰기’인데요. 제목 한 줄을 쓸 때도, 본문을 쓸 때도 고민에 고민을 거듭하게 됩니다. 명확하면서도 격식을 갖춘, ‘프로페셔널’한 이메일을 쓰고 싶은데 마음처럼 쉽지 않으니까요. 이런 고민을 하고 있는 신입사원을 위해 좋은 이메일을 쓰는 비법을 소개합니다.

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키워드가 담긴 제목을 쓰자

전체 내용이 축약된 핵심 키워드를 메일 제목에 넣습니다. 키워드를 통해 이 메일이 어떤 건에 대한 것인지 한눈에 파악하도록 하는 것이죠. 메일 본문 첫 줄을 붙여넣기 한 것 같은 제목이나, 맞춤법이 틀린 제목, 가독성이 떨어지는 제목은 성의가 없다는 인상을 줍니다. 대괄호[ ]나 소괄호( )를 적절히 활용하여 회사명이나 소속부서를 기입하고, ‘메일을 보낸 목적’이 명확히 드러나는 키워드를 제목으로 삼습니다.

 

수많은 메일목록에서 제목만 봐도 어떤 메일인지 파악할 수 있도록

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본문은 명확하고 간결하게

메일 본문은 명확함, 간결함, 가독성이 핵심입니다. 얼굴을 보고 대화하는 것이 아니라 문서로 소통을 하는 것인 만큼, 오해의 소지 없이 가능한 한 명확하게 내용을 전달해야 하죠. 내용이 많은 경우 숫자로 번호를 매겨 구분을 쉽게 하는 것도 좋은 방법입니다. 여러 가지 요청사항, 요구조건 등 ‘요점’을 한눈에 파악할 수 있으니까요. 중요한 내용은 굵은 글씨로 처리하거나 표를 만들어 전달합니다. 상대방이 메일을 통해 정확하게 내용을 파악할 수 있도록 해야 한다는 점, 잊지 마세요!

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센스 있는 인사를 잊지 말자

 

주고받는 메일 속에 싹트는 정

책에 서문과 에필로그가 있듯, 이메일도 마찬가지입니다. 이메일을 시작하고 마무리할 때 사용하는 센스 있는 한 줄의 인사말 또한 중요하죠. 얼핏 딱딱하게만 느껴질 수 있는 메일 소통을 더욱 부드럽게 만들어주는 건 물론 좋은 인상을 줄 수 있으니까요. 처음 메일을 보내는 상대인 경우, 아침에 메일을 보내는 경우, 월요일에 이메일을 보내는 경우 등 상대와 상태, 시간을 고려해 한 줄을 더해보세요. ‘식사 맛있게 하세요’, ‘편안한 저녁 보내세요’, ‘날씨가 추운데 감기 조심하세요!’ 등, 상큼함 한 스푼이 이메일 소통을 더욱더 매끄럽게 만들어줄 거예요.

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발송 전, 작은 부분까지 체크

발송 전 꼼꼼히 체크해야 할 것들이 있습니다. 오타는 없는지, 과하게 이모티콘을 사용하진 않았는지. 메일 속에서 발견되는 오타는 성급하거나 무성의한 인상을 주고, 과한 이모티콘 사용은 전문적인 이미지를 떨어뜨리죠. 또한, 이메일에 파일 첨부가 제대로 되었는지 습관적으로 확인하는 것이 좋습니다. 이 또한 전문성과 업무 신뢰도에 영향을 미치니까요. 첨부 파일을 빠뜨려서 정정 메일을 보내는 일이 없도록, 메일 작성을 시작할 때부터 파일을 첨부하는 습관을 들이는 것도 좋겠습니다.

이만하면 좋은 이메일이었다

처음엔 어렵게만 느껴지는 업무 메일 쓰기. 뭔가를 빠뜨린 것 같은 느낌에 점검에 점검을 거듭하게 되고, 발송한 뒤에도 ‘잘 보낸 게 맞나…’ 왠지 모를 찜찜함(?)이 남기도 하죠. 하지만 계속 점검하는 습관을 들이며 경험을 쌓다 보면 어느 순간 만 점짜리 이메일을 쓰게 될 거예요. 매일 각자의 자리에서 분투하는 신입사원 여러분을 응원합니다!