[굿잡] 직장인의 시간 관리법

2020. 7. 17. 13:24


차라리 조선 시대가 더 나았을 것 같습니다. 지금보다 할 게 별로 없었으니까요. 의외의 시간도둑이 곳곳에 깔려있는 지금, 시간 관리는 여간 힘든 일이 아니죠. 해야 할 것은 많고 이루어야 하는 목표는 높은데, 잠깐 한눈판 사이에 두어 시간이 훌쩍 지나가 버리고, 하루라도 제대로 하지 못하면 계획은 무너지고 맙니다. 진심으로 시간 관리가 필요하세요? 그렇다면 한 가지만 보지 말고 네 가지를 한꺼번에 섭렵해봅시다.



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우선순위에 집중하는 ‘독일 사람들의 시간 관리법’


1단계, 동기부여가 되는 목표를 세워라.

2단계, 계획을 반드시 문서화하라.

3단계, 우선순위를 확실히 분석하라.


모든 일이 그렇듯 자이베르트 박사가 제안하는 독일 사람들의 시간 관리법 또한 목표를 세우는 것부터 시작됩니다. 동기부여가 되는 큰 목표를 5개 정도 세우고, 그 목표를 달성하기 위한 계획을 구체적으로 작성합니다. 예를 들어, 목표는 3년 안에 책 출간하기, 2년 안에 1만 유튜버 되기 등 구체적이고 긍정적인 방향으로 세웁니다. 그리고 이 목표를 다시 세분화하면 되는데요, 3년 안에 책 출간하기라는 목표를 위해 하루 한 편씩 좋아하는 작가 글 찾아 읽고 분석하기, 일주일에 한 편 에세이 쓰기 등 구체적인 계획을 정리하면 됩니다.



이렇게 정한 계획들은 매일의 할 일을 만들어내겠죠. 그럼 이 모든 것을 문서로 작성합니다. 마치 사업계획서를 쓰는 것처럼요. 여기까지는 평범합니다. 지금까지 해봤던 방법들과 비슷할 거예요.


중요한 건 마지막 단계에 있어요. 바로 구체적인 계획들의 우선순위를 확실히 정하는 겁니다. 모두 같은 시간 또는 같은 강도로 완료해야 하는 건 아니에요. 그렇게 되면 세웠던 계획은 모두가 부담스럽기만 하거든요. 우선순위를 결정하고 나면 할애할 시간과 완료 시기를 정하고 그에 따라 자신의 시간을 투자하면 됩니다.


단, 자신의 시간을 모조리 계획한 일에 사용하지 않는 것에 포인트가 있어요. 자신이 쓸 수 있는 시간의 60%만 계획을 수행하는 데 사용하고, 나머지 40%는 비워둡니다. 남는 시간에는 휴식, 예상치 못한 일, 여가활동 등을 해결하는 데 사용하면 됩니다.


이 독일 사람들의 시간 관리법의 핵심은 계획을 구체적으로 짜서 빈틈없이 목표로 나아가는 것이 아니라 ‘나만의 여유로운 시간을 확보하는 것’에 있어요. 주어진 시간에 중요한 일들을 놓치지 않고 효과적으로 수행함으로써 삶의 질을 높여주는 여가 시간을 만들 수 있게 도와주는 시간 관리법이라고 할 수 있습니다.



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집중 모드에 집중하는 ‘구글벤처스의 메이크 타임’


1단계, 하이라이트

2단계, 초집중

3단계, 에너지 충전 시간

4단계, 돌아보기


독일 사람들의 시간 관리법이 인생의 목표처럼 긴 여정을 위한 시간 관리법이라면, 메이크 타임은 단 하루를 위한 시간 관리법이라고 할 수 있어요. 일단 각 단계가 단 하루 만에 모두 이루어집니다.


출근하자마자 한두 가지 중요한 목표를 정하는 하이라이트 단계, 방해꾼을 물리쳐 목표에만 집중하게 하는 초집중 단계, 운동, 잠, 휴식 등을 통해 뇌를 충전하는 에너지 충전 시간 단계, 그리고 하루 동안 사용한 시간을 되짚어보는 돌아보기 단계로 구성되어 있어요. 꼭 일에만 해당하는 시간 관리법은 아니고요, 저녁 식사를 위한 요리, 주말여행 등에도 적용할 수 있어요.



메이크 타임의 시간 관리 포인트는 초집중 모드를 위해 방해 요소를 차단하는 데 있어요. 한 번 빠지면 헤어나오기 힘든 소셜 네트워크, 게임, 뉴스, 드라마 등 동영상 스트리밍 서비스, 메일, 문자 등의 수신 알림을 차단하기 위해 앱에서 로그 오프하거나 삭제하는 방법을 추천합니다. 이렇게 우리의 시간을 순식간에 삭제해버리는 시간 도둑들만 해결해도 일할 시간을 확보하는 데 효과적이기 때문입니다.



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25분에 집중하는 ‘뽀모도로 기법’


25분 집중 + 5분 휴식 = 1 뽀모도로

하루(8시간) = 15 뽀모도로 

일주일 = 75 뽀모도로


뽀모도로 기법은 세상 단순합니다. 단 25분 동안 한 가지 일에만 집중하고, 5분간 휴식을 반복하면 됩니다. 뽀모도로 기법(Pomodoro Technique)은 1980년대 후반 '프란체스코 시릴로'(Francesco Cirillo)가 만든 시간 관리법인데요, 우리는 어쩌면 뽀모도로 기법이라는 용어를 몰랐을 뿐 지금도 하고 있었을지도 모릅니다. 이렇게 일하시는 분들이 있죠. ‘이것만 끝내고 화장실 가야지, 이것만 끝내고 냉장고에서 먹을 것 좀 챙겨와야지.’라며 남은 집중력을 쏟아붓는 분들 말입니다.



하루 중 8시간을 모두 집중해서 일하는 건 아니죠. 일에도 차례가 있고, 해결해야 하는 세부 단계가 분명 있거든요. 각각의 단계를 단시간에 효과적으로 해결해가는 것이 뽀모도로 기법의 포인트입니다. 그러기 위해 30분(25분 집중, 5분 휴식)이라는 세션을 분절해놓은 것뿐이에요.


25분의 집중으로 해결할 수 있는 일이 얼마나 있을지 의심하는 분들이 분명 계시겠지요? 이런 분들은 할 일을 세분화하지 못한 것일 수도 있고요, 자신의 문제 해결 능력을 잘 모르는 것일 수도 있습니다. 뽀모도로 기법을 계속 활용하다 보면, 정해진 시간 동안 집중해서 일했을 때 내가 얼마만큼 일을 해치울 수 있는지 알 수 있어요. 내 역량을 정확히 파악해 일을 조정하는 방법을 터득하게 됩니다.



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최소 90분의 시간을 만드는 ‘피터 드러커의 시간 관리법’


1원칙, 시간을 기록하기

2원칙, 시간을 관리하기

3원칙, 시간을 통합하기


일의 종류에 따라 뽀모도로 기법을 적용하기 힘들 수 있어요. 오랜 시간 사유해야 하는 지식노동자가 이에 해당합니다. 실제 흩어져 있는 15분 또는 30분이라는 시간이 지식노동의 결과물을 내놓는데 턱없이 부족합니다. 자신의 통제하에 있는 시간을 연속적으로 통합해 집중할 수 있는 최소한의 시간, 즉 90분을 만들어야 한 가지 지식 생산물을 내놓을 수 있죠.



시간의 통합을 위해 우선 시간을 기록합니다. 시간 운용표를 만들어 자신의 주요 과업을 적고 실제 얼마큼의 시간을 할애했는지 기록하는 겁니다. 비교해보면 자신의 생각과 실제 기록된 결과는 차이가 크다는 걸 알 수 있어요. 사람은 일의 중요도에 비례해 시간을 쏟고 있다고 착각하거든요. 이렇게 작성된 기록을 바탕으로 시간을 관리합니다. 필요 없는 일은 지우고, 꼭 자신이 하지 않아도 되는 일은 위임하고, 자신이 해야만 하는 일에 집중할 수 있도록 말입니다.


그리고 마련된 시간은 한 가지 일에 한꺼번에 집중할 수 있도록 통합합니다. 90분은 집중력의 최대치라고 생각해도 괜찮아요. 만약 자신의 집중력의 한계가 70분이라면 최소 확보해야 하는 시간을 70분으로 설정하셔도 됩니다.



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결국은 계획, 집중(통제), 휴식, 기록


4가지 시간 관리법을 모두 살펴보았습니다. 한 가지 방법론만 보는 것보단 확실히 느끼는 게 많은 것 같아요. 공통으로 강조하고 있는 단계를 정리하면, 4가지로 압축할 수 있습니다.


첫 번째, 계획

두 번째, 집중(통제)

세 번째, 휴식

네 번째, 기록


각각의 방법론이 가진 접근 방법과 수행 방법은 다르지만, 시간을 확보하는 일에 집중한다는 것엔 공통점이 있었어요. 일하는 시간이든 여가 시간이든, 25분이든 90분이든, 집중 단계의 효율성을 높이기 위해 나머지 단계들이 필요한 것일 뿐, 중요한 건 외부 요소에 의해 방해받지 않는 시간이 확보되면 그 시간만은 오롯이 한 가지 일에 몰두해야 한다는 것이죠. 다시 말해, 시간 관리는 집중과 통제를 얼마나 잘하느냐에 달려 있어요.



시간 관리에 실패하는 사람들을 살펴보면 계획은 잘해요. 그런데 계획까지만 잘해요. 그리고 급해요. 빨리 이루려고 합니다. 머릿속으로 생각하죠. ‘언제까지 이렇게 빡빡하게 살아야 해?’라고요. 이런 생각과 동시에 계획은 무너집니다. 이런 분들이라면, 성공적인 시간 관리를 위해 각 단계를 수행하는 순서는 무시하셔도 될 것 같아요. 무엇을 먼저 하든 이 모든 것은 사이클이 되어 서로에게 영향을 주게 되거든요. 휴식 단계는 빼고요. 지금도 계속 쉬고 있잖아요.


오늘도 시간과 ‘스치듯 안녕’이라고 인사하고 있다면, 어떤 방법이든 좋으니 시작해보세요. 가장 심플하고 효과적인 뽀모도로 기법을 추천합니다. 지금 당장 흘려보내는 1분, 1초는 아깝지 않겠지만, 그 시간이 모여 한 달, 1년이 되면 지금과 같은 후회를 반복하게 될 게 뻔합니다. 계속 자신의 시간을 개선해 나가세요. 이번엔 성공하셔야죠.


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