업무의 기본, 상대에게 실수하지 않는 이메일 쓰는법

얼마 전, 메일 한 통을 받았습니다. ‘제목 없음’으로 시작되는 이 메일은 ‘AY’라는 이름으로 발신된 것이었습니다. 워낙 하루에 주고 받는 메일의 양이 많은 홍보팀인지라, 내용을 꼼꼼하게 읽지는 않았습니다. 그러던 어느 날, 학창시절 친한 후배이자 올해 신입사원으로 입사하게 된 A씨를 만나게 되었는데 A씨가 묻더라고요. “선배, 제가 이메일 보냈는데 왜 회신 안줬어요?”

극단적인 예를 들어 설명했지만, 학교에서는 이메일 작성하는 법을 아무도 가르쳐주지 않기 때문에, 별도의 신입사원 교육을 받지 않는 한 어렵게 느껴지고는 합니다. 하지만 몇 가지 규칙을 잘 지키면 내 목적을 상대방에게 제대로 전달할 수 있답니다. 다른 사람들이 보내는 메일을 참고하다 보면 언젠가는 습득하게 되겠지만, 미리 알고 주의할 수 있도록 이 자리에서 이메일 작성법을 차근차근 설명해드릴게요. 지금부터 소개해드리는 내용을 명심하세요~

 메일함에서 눈에 띄는 제목과 이름 정하기

메일을 처음 받으면 가장 먼저 확인하는 것은 보내는 사람과 제목이 아닐까 해요. 그런데 보내는 사람의 이름이 보통 사람들과는 다르다거나, 제목이 없다면 스팸함으로 분류되기 쉽습니다. 따라서 메일함에서 눈에 띄는 제목과 이름을 설정하는 것이 필요합니다.

/ 발신자, 수신자를 분명히 밝혀라

보내는 사람 이름이 영문 이니셜이라거나, 별명으로 되어 있다면 받는 사람이 알아보기가 쉽지 않습니다. 따라서 받는 사람은 반드시 자신의 이름, 혹은 소속+이름으로 해두는 것이 좋습니다.

자, 그럼 받은 메일을 열어 볼까요. 여는 말에는 ‘안녕하세요, OOO 님. 효성 홍보팀 신효성입니다.’와 같이 수신자를 분명히 하고, 자신의 소속과 이름을 알리는 것이 좋습니다. 간혹 소속만 명시하고 자신의 이름은 명시하지 않는 경우가 있는데, 부서의 공식적인 입장을 밝히는 것을 제외하고는 발신자를 분명히 밝히는 것이 좋습니다.

/ 때로는 제목이 내용보다 더 중요하다

직장에서 메일을 확인할 때 가장 먼저 눈에 띄는 것은 이메일의 제목입니다. 제목을 통해 중요도를 살피므로, 제목을 작성할 때는 받는 사람이 용건을 짐작할 수 있도록 하는 것이 필요합니다. 필요에 따라 꺾쇠표([]) 등을 활용하여 ‘[긴급 요청]’, ‘[보고서]’와 같이 메일의 종류를 간략하게 알릴 수도 있습니다.

 본문 쓰는 솜씨도 실력이다

다른 글도 그렇지만, 이메일을 쓸 때 가장 중요한 원칙은 글의 목적을 정확하게 인식하고 상대방으로 하여금 이를 잘 받아들일 수 있도록 하는 것입니다. 따라서 자신이 전달하고자 하는 바를 분명하게 표현하고, 간결하고 솔직하게 작성하는 것이 좋습니다.

/ 서론과 결론에서 내용을 표현하라

대개의 글이 서론-본론-결론의 형태로 흘러가는 것처럼, 이메일도 마찬가지입니다. 다만 다른 글과의 차이가 있다면, 대부분의 글이 본론이 가장 중요한 반면, 이메일은 서론과 결론이 더욱 더 중요합니다. 모든 이메일을 하나하나 정성 들여 읽는 것이 현실적으로 불가능하기 때문에, 가장 앞부분에서 글의 목적이 분명하게 제시되어 있어야 본문을 정독할 확률이 더욱 높아지죠. 결론 부분은 회신을 이끌어내는 역할을 하므로, 본론의 내용을 다시 한 번 정리하는 것이 필요하며, 구체적인 대답을 들어야 한다면 질문을 던지는 것이 좋겠죠.

/ 구구절절하기보다는 간단명료하게

글 자체는 간단명료한 것이 좋습니다. 사적인 이메일에 길들여진 사람들 중에는 업무 메일에서도 구구절절하게 글을 쓰는 경우가 많은데, 이 경우 내용의 완성도를 떨어뜨릴 뿐만 아니라 상대방에게 자신의 의사를 전달하는 데에도 별로 도움이 되지 않습니다. 간결할수록 의사 전달 효과는 더 커지므로, 받는 사람 입장에서 행동할 수 있도록 서술하는 것이 필요합니다. 또한 이메일은 매우 논리적인 커뮤니케이션 도구이므로, 감성적인 내용은 되도록 지양합니다. 필요 시 볼드나 색상을 구분하여 본문의 요점을 잡아주고, 강약을 표현해줍니다.

 최종 확인으로 최악의 실수 면하기

아무리 메일을 잘 썼다고 해도, 작은 실수 하나가 눈에 띄면 신뢰를 떨어뜨릴 수 있습니다. 이메일을 전송하기 전, 맞춤법과 첨부파일 여부 등을 꼼꼼하게 확인하는 것이 좋겠죠. 자신의 정보가 담겨 있는 서명을 첨부하는 것도 잊지 않습니다.

/ 최악의 실수를 면하기 위한 맞춤법 검사는 필수

본문 작성 후 마지막으로 빼놓지 말아야 할 것은 자신이 쓴 글을 꼼꼼하게 확인하는 것입니다. 틀린 글자는 없는지, 어색한 부분은 없는지, 상대방 입장에서는 어떻게 받아들여질 지 잠시라도 짬을 내 살펴보는 것이 좋습니다. 첨부파일이 누락되었는지도 꼼꼼하게 살펴보세요. 중요한 이메일은 미리보기를 하면, 이미지가 깨져있는지 확인해보거나 수신자가 정확한지도 점검할 수 있습니다.

/ 빠른 피드백을 원한다면 서명 기재하기

메일 속 서명은 메일의 출처를 정확히 알 수 있고, 메일을 보낸 발신자가 어느 소속, 누구인지, 연락처 등을 확인할 수 있는 중요한 역할을 합니다. 그러므로 메일을 보낼 시에는 직장 로고, 직장명, 부서명, 직함, 이름, 사내번호 등을 정확하게 기재하여 상대방과 신속하게 피드백을 주고받을 수 있도록 합니다.

하지만 무엇보다 중요한 것은 받는 사람에 대한 예의를 갖추고 성의 있게 쓰는 것이 아닐까 하는데요. 이메일은 업무를 수행하는 데 있어 가장 중요한 수단인 만큼, 상대방과의 미팅이나 회의에서 최대한 격식을 차리는 것처럼 최소한의 예의를 갖춘다면 의사소통을 더 원활히 할 수 있겠죠?